Государственные учреждения, точно также как и частные, имеют право самостоятельно выбрать способ приобретения ГСМ. Это можно делать, как за наличные денежные средства, так и по топливным картам.
Правила выдачи карт в подотчет
Любая заправочная карта, в том числе и «Газпром нефть» можно выдавать отдельно каждому подотчетному лицу. Это необходимо для хранения карточки и контроля расходуемого горючего. Обычно формируется специальный журнал или ведомость, где указывается дата выдачи, сведения по карте, ФИО обладателя и его подпись, подтверждающая получение.
Учет в бухгалтерии
Бухгалтерский учет в государственных учреждениях подразумевает отражение покупки ГСМ на специальном забалансовом счете 03. Если топливная карта приобретается за деньги, ее реальная стоимость должна быть обязательно отражена в документе. При безвозмездной передаче, используется условная оценка, в объеме 1 рубль.
Когда производится расчет с поставщиком, гос учреждение обязано оформлять заявку на кассовый расход. Он содержит стоимость выпуска карты и сумму, прописанную в договоре поставки дизеля или иных видов топлива.
Важно: при передаче карточки с возвратом, предприятие вносит за нее залог. После окончания периода использования, карточку обратно передают поставщику, а он перечисляет сумму залога. В этом случае карта – это не собственность организации, поэтому для ее учета применяется специальный забалансовый счет.
Схема работы топливной карты
Для покупки горючего по карте, руководство на счет поставщика переводит средства, предусмотренные условиями договора. После каждого получения ГСМ на АЗС «Газпром нефть», водитель получает чек, где отражается тип и объем купленного ГСМ, а также время, объем и дата формирования операции. Этот кассовый документ прикладывается к путевке и сдается вместе с отчетом в бухгалтерию.
Необходимость предоставления подотчетными лицами чеков постепенно становится не актуальной, потому как руководители и бухгалтера могут самостоятельно просмотреть все операции по карте в режиме онлайн, что исключает излишний документооборот и упрощает работу материально ответственных лиц. Кроме этого, в конце месяца поставщик предоставляет отчетные документы, по которым также можно сверить все проведенные операции с отчетностью водителей.