Учет ГСМ по топливным картам в бухгалтерии

Учет ГСМ по топливным картам в бухгалтерии

Инструкция для бухгалтера

Первая часть статьи «как учитывать бензин по топливным картам (памятка водителю, механику, диспетчеру)».

Стоимость карты, если она платная, ведется на счете «Прочие расходы». В конце месяца, к стоимости топливной карты прибавляется стоимость топлива и услуг, которые были куплены с использованием карты.

Работа бухгалтера упрощается. Потому что в бухгалтерских счетах не надо отображать выдачу топливной карты и делать проводки денежных средств, которые, фактически, не выдаются.

Бухгалтерский учет расхода топлива не меняется. Есть нормативный и фактический расход, а затраты топлива подтверждаются путевыми листами. Но есть и разница.

Есть два способа:

1. Резервирование ГСМ топливной компанией. Вы оплачиваете топливо, а на карту начисляют литры. Операция передачи топлива проводится в день денежного расчета между топливной компанией и заказчиком. Обычно, при такой операции, пишут, что дебет «10 с/сч ГСМ в резервуарах поставщика», а кредит 60 – сколько топлива зарезервировано.
2. Покупка ГСМ с оплатой топливной картой. Деньги заносите на карту, а потом водитель обменивает их на топливо. В этом случае дебет «10 с/сч ГСМ в бензобаках автомобилей», кредит «10 с/сч ГСМ в резервуарах поставщика».

Вернуть НДС 18% можно с момента, когда Вы получили счет-фактуру от поставщика ГСМ. Выбирайте компанию, которая обеспечит высокую скорость работы и присылает счета оперативно. Как показывает практика, официальные дилеры работают быстрее, чем офисы самих топливных компаний.

Что с УСН? Если компания или индивидуальный предприниматель работает по упрощенной системе налогообложения (УСН ставка 6%), то он не может уменьшить налогооблагаемую базу на сумму затрат на ГСМ.

Расскажем об этом на примере известной компании «Рога и копыта».

Руководитель компании «Рога и копыта» заключил договор с ООО «ГАЗ-КАРД» на использование топливной карты «Газпромнефть». Когда формальности были улажены,  карты прибыли в офис компании «Рога и копыта» с курьером. Так как компания «ГАЗ-КАРД» официальный дилер «Газпромнефть», то за карты платить ничего не надо. Они бесплатные, как и их обслуживание.

Карту закрепили за машиной Cadillac Escalade, который записан на компанию, и Петровичем – водителем ген. директора.

На топливную карту перечислили аванс в размере 5 900 р., включая НДС 18% 900 р. За месяц, водитель купил 380 литров топлива. Цена 1 литра 15 руб./л. НДС 2,29 руб.

В конце месяца, пусть это будет июль, карьер доставил из «ГАЗ-КАРД»:

• счет-фактуру,
• акт приемки-передачи (с объёмом и стоимостью топлива);
• отчет по операциям с топливной картой.

Бухгалтер компании «Рога и копыта» сделает такую проводку.