Топливная карта – это способ оплаты ГСМ, используемый многими корпоративными клиентам АЗС. Она позволяет упростить процедуру оплаты приобретенного топлива и контролировать целевое использование средств. Но для этого карту нужно закреплять за конкретным подотчетным лицом.
ИЗ ЭТОЙ СТАТЬИ ВЫ УЗНАЕТЕ:
Преимущества закрепления карты за работниками
Ежемесячный отчет по топливной карте – это обязательное условие для бухгалтерского учета. Когда топливная карта в течение месяца «путешествует» между работниками, составление отчета вызывает массу трудностей.
Поэтому эксперты рекомендуют закреплять карты за конкретным водителем, чтобы исключить бумажную волокиту при передаче от одного работника другому. Выдача топливной карты конкретному подотчетному лицу позволяет контролировать работу конкретного транспортного средства, которым управляет водитель. К тому же от него можно требовать ежемесячный отчет для сравнения с электронной формой, получаемой онлайн.
Преимущество закрепления – выдача топливной карты один раз одному лицу и возврат ее на время отпуска сотрудника или его увольнения. Кроме этого, карточку уже не смогут использовать посторонние лица в своих личных целях.
Как закрепить карту
Топливные карты принято хранить в бухгалтерии. Схема их работы следующая: существует основная карта (топливный склад) – она является подотчетом бухгалтерии и никому не выдается. С нее производится перевод средств на персональные карточки, которые и рекомендуется закреплять за каждым конкретным водителем.
Процедура закрепления не установлена на законодательном уровне и носит рекомендательный характер. Аналогично, не существует специально разработанных форм и способов закрепления.
Эксперты рекомендуют вести специальный журнал, где будут фиксироваться сведения о выдаче и возврате пластиковых дисконтов. В него вносятся стандартные сведения:
- дата выдачи или возврата;
- ФИО водителя;
- данные о ТС, которым он управляет;
- номер карты;
- вид топлива;
- подпись подотчетного лица.
Персонализация
Как правило, все банковские карты можно сделать именными. Оказывается, топливные карты тоже бывают персональными. Эмбоссирование – это способ персонализации дисконта, когда на лицевой стороне карты возле номера при помощи специального оборудования «выдавливается» ФИО ее владельца и срок действия дисконта.