Использование личного автомобиля в служебных целях становится все актуальнее. Кому-то нужно ежедневно преодолевать большие расстояния, а кто-то просто привык к своему автомобилю и не хочет менять его на другой. В любом случае предприятие обязано возместить расходы сотруднику. Однако этот вопрос касается только ГСМ.
ИЗ ЭТОЙ СТАТЬИ ВЫ УЗНАЕТЕ:
Документальное оформление
ТК РФ закрепляет такую обязанность за работодателем. Он обязан выплачивать компенсацию за износ, пользование и ГСМ.
Чтобы на законных основаниях использовать свой личный автомобиль для служебных поездок, сотрудник должен заключить с работодателем специальное соглашение. Если же руководство отказывается возмещать расходы, то использовать для работы свой автомобиль придется за свой счет.
Для документального оформления необходимо использовать специальную форму дополнительного соглашения, которое заключается к трудовому договору. Типовые образцы можно без труда найти на просторах интернета и дополнить их своими условиями.
Компенсация ГСМ – условия
Когда работа сотрудника связана с постоянными разъездами, которые требует от него руководство, тогда она и будет оплачена. Если же сотрудник «катается» по своим делам в свободное время, такие расходы ему никто не возместит.
В качестве подтверждения использования автомобиля в интересах организации, сотрудник должен предоставить специальный отчет о поездках. Нередко работодатели используют для отчетности путевые листы. В идеале форму отчета лучше заранее согласовать с руководством.
Для обоснования затрат на горючее, работнику нужно предоставлять чеки с автозаправочных станций.
Страховые взносы и НДФЛ
Этот вид затрат никогда не облагается ни налогом на доходы, ни страховыми взносами. Это прописывает статья 422 НК РФ и регламентирует письмо Минфина от 30 апреля 2015 года.
Бухгалтерский учет и налоги
Все эти моменты относятся к коммерческим, общехозяйственным или производственным затратам предприятия и бухгалтерия их должна отражать по-разному, в зависимости от вида деятельности предприятия.
Бухгалтер должен отразить взносы следующими проводками:
Д20, 25, 26, 44 К73 – начисление и учет расходов на компенсацию
Д73 К50,51 – возмещение затрат выплачено сотруднику.
В налоговом учете компенсацию также признают расходами, но в пределах установленных норм. Легковые автомобили:
- объем двигателя до 2000 кубов – 1200 рублей;
- более 2000 кубов – 1500 рублей.
Для грузовиков таких норм не разработано, а значит, расходы учитываются полностью.