Обмен электронными документами представляет собой безбумажный документооборот, который производится по специальной системе или же посредством банальной электронной почты. Если же используется специальное ПО, то как и при простом обмене по почте требуется собственноручная или электронная почта.
В России с электронным документооборотом уже знакома практически каждая фирма и компания. Это не только просто, быстро и удобно, но и позволяет оптимизировать все бизнес процессы, которые связаны с согласованием той или иной документации внутри компании и за ее пределами, т.е. при общении с партнерами или контрагентами.
Зачем нужен ЭДО
У каждой возможности имеется ряд положительных сторон. В данном случае они следующие:
- сокращение финансовых затрат;
- оптимизация бизнес процессов;
- ускорение и упрощение взаимодействия с контролирующими органами;
- сохранение юридической силы документации;
- повышение лояльности контрагентов, т.к. возможность внесения корректировок и исправление ошибок производится намного быстрее, чем при бумажном обмене документами.
С каждым днем документация, которая передается в электронной форме, увеличивается и это заметно упрощает документооборот.
Особенно это удобно, когда у одного предприятия есть несколько подразделений или дочерних фирм. Руководящему составу и отделам теперь заметно проще обмениваться документами.
Какие документы можно отправлять в электронном виде?
Как правило, под электронный документооборот подходят все первичные документы, в том числе приходные и расходные ордера, счета-фактуры, кассовые книги и многое другое.
В последнее время создаются универсальные формы документации, которые подходят абсолютно для любых предприятий.
Кроме этого, все чаще и чаще государство разрабатывает специальное программное обеспечение для того, чтобы они могли знать точную дату и формат заполнения отчетности и было меньше путаницы при ее подготовке и отправке на проверку.
Таким образом, электронный документооборот – это современная возможность предприятий и фирм ускорить обмен документацией между подразделениями или дочерними предприятиями.
Теперь нет необходимости учитывать затраты на доставку бумажных носителей и их хранение в специализированных помещениях. К тому же доставка необходимых документов и их корректировка в случае выявления ошибок производится намного быстрее.